Udlån af lokaler til foreninger og grupper af borgere
Langeland Kommunes lokaler på skoler og i Borgerhuset i Rudkøbing kan lånes af frivillige foreninger og grupper af borgere udenfor folkeoplysningen.
De kommunale institutioner har fortrinsret til at benytte lokalerne, og derefter kommer de godkendte folkeoplysende foreninger. Men andre foreninger og grupper af borgere må derefter låne lokaler til frivillige almennyttige aktiviteter. De kommunale lokaler kan ikke lånes ud til private aktiviteter, ej heller til kommercielle aktiviteter. Skolerne på Langeland vurderer selv, om aktiviteten kan indpasses i det ønskede lokale, og kan tage betaling for brug af lokalerne.
For Strynø Skole skal Strynø Beboerforening kontaktes vedr. lån af stole m.v. Lån af lokaler i Borgerhuset i Rudkøbing foregår via Folkeoplysning.
Lokalebooking foregår via kommunens bookingsystem.
Hvis du oplever problemer med bookingsystemet kontakt: folkeoplysning@langelandkommune.dk
Udlån af lokaler til foreninger og grupper udenfor folkeoplysningen
Retningslinjer for udlån af lokaler til foreninger og grupper, der ikke er godkendt som folkeoplysende
De kommunale institutioner har ubetinget fortrinsret til at bruge lokalerne i den sædvanlige åbningstid, men derefter tildeler Folkeoplysning lokaler til foreninger, der er godkendt efter Folkeoplysningsloven.
Derudover er der mulighed for at andre foreninger eller grupper af personer kan låne de kommunale institutioner til arrangementer. Der kan være tale om enkeltstående arrangementer eller tilbagevendende forløb (f.eks. hver tirsdag i et år).
Nærværende retningslinjer drejer sig om den sidste kategori og formålet er således at give disse foreninger og grupper af personer mulighed for at bruge de kommunale lokaler.
Retningslinjerne omhandler både udlån af lokaler til aktiviteter og til overnatning i forbindelse med lån af lokaler. Overnatningsmuligheden gælder dog kun ved arrangementer i weekender eller ferier (se afsnit om ferier).
Den værdimæssige tilgang til brugen af de kommunale bygninger er, at de skal gøre nytte for flest mulige brugere/borgere.
Kommunale lokaler kan ikke udlånes til private, erhvervsmæssige eller andre kommercielle formål.
Typer af lokaler
Med begrebet kommunale institutioner, er der som udgangspunkt ikke sat nogen begrænsning på mulighederne. Daginstitutioner er dog ikke omfattet af reglerne, da inventaret typisk ikke er egnet til andre aktiviteter end børnepasning.
Udlån
Ansøgning om lån af lokale skal stiles direkte til den konkrete institution, som har den fulde kompetence til at imødekomme/ikke imødekomme en anmodning. Ved henvendelse om lån af lokale skal følgende oplyses:
- Hvem skal bruge lokalerne (forening eller gruppe af personer, kontaktperson og denne persons adresse og tlf.nr.)
- Hvor mange skal bruge lokalerne
- Hvad er formålet med brugen af lokalerne.
Lokalerne kan udlånes i følgende tidsrum kl. 15.00-22.00, hvis bygningernes primære aktivitet er ophørt. Skal der lånes lokaler ud over dette tidspunkt, skal det aftales med den enkelte institution.
Ansøgninger om udlån af lokaler der ligger i ”gråzoneområdet” skal behandles enkeltvis i Lærings-, social- og kulturudvalget.
Aktiviteter, der har direkte tilknytning til institutionens aktiviteter, herunder skolefester, temaarrangementer, forældremøder m.v., har fortrinsret til lokaler. Dernæst har folkeoplysende aktiviteter ret til at bruge lokalerne. Derefter prioriteres fritidsaktiviteter, som disse retningslinjer vedrører.
Ved en eventuel annullering af et udlån af lokaler skal institutionerne give besked til foreningerne om aflysninger hurtigst muligt og med mindst 14 dages varsel. Hvis annulleringen sker fra lånerens side skal dette ske straks låneren bliver bekendt med, at lokalet ikke skal bruges. Det gælder både ved et enkeltstående lån og ved lån for en længere periode eller en sæson.
Ferieperioder
Som udgangspunkt kan lokaler på skolerne ikke benyttes i skoleferierne. Der kan dog indgås lokale aftaler.
Fordeling
Benyttelsesgraden af det anviste lokale skal stå i rimeligt forhold til lokalets størrelse.
Ordensregler
Der fastsættes ordensregler lokalt og udlåneren sørger for, at brugerne bliver gjort bekendt med reglerne.
Hvis lokalerne misligholdes kan udlejeren med øjeblikkelig virkning bringe udlånet til ophør.
Misligholdelse omfatter:
- Overtrædelse af ordensreglerne
- Benyttelsesgraden ikke er rimelig i forhold til lokalets størrelse
- Faciliteten benyttes til andet end det søgte eller af andre end dem timen er tildelt
- Ved udeblivelse
Retningslinjerne tilrettet den 05.04.16
